Le cabinet est responsable de la protection des renseignements personnels qu’il détient. Les renseignements personnels sont confidentiels, sauf dans la mesure prévue par la législation. Toute personne qui, dans le cadre de ses fonctions, a accès à un renseignement personnel détenu par le cabinet doit prendre les moyens nécessaires pour en assurer la protection et la confidentialité. La présente procédure détermine les mesures à prendre pour diminuer les risques qu’un préjudice soit causé, dans de tel cas, et éviter que des incidents de même nature se produisent.

LA PRÉSENTE POLITIQUE A POUR BUT DE VOUS INFORMER SUR LA COLLECTE, L’UTILISATION ET LA COMMUNICATION DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS CHEZ GUÉRIN BEAUDOIN BEAULIEU AVOCATES.

Au sens de la Loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé, un renseignement personnel est « tout renseignement qui concerne une personne physique et permet de l’identifier ». Tout renseignement non visé par cette définition n’est donc pas encadré par la présente politique.

En tant que cabinet d’avocats, GUÉRIN BEAUDOIN BEAULIEU AVOCATES et ses membres ci-après nommés le « Cabinet » peuvent être appelés à traiter des renseignements personnels afin de fournir des services juridiques de qualité à ses clients, de répondre aux questions pouvant lui être posées par de potentiels clients ou employés et de plus facilement communiquer à ces derniers.

Tout renseignement personnel communiqué au Cabinet sera traité avec soin et nous nous engageons à protéger la confidentialité de ces renseignements et de se limiter à l’usage tel qu’il est décrit à la présente politique et en conformité avec la Loi sur les renseignements personnels dans le secteur privé et à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. Nos membres sont également tenus de respecter leurs obligations déontologiques et professionnelles quant à la confidentialité des renseignements reçus dans le cadre de la prestation de services juridiques.

En nous transmettant vos renseignements personnels, vous consentez à ce qu’ils soient recueillis, traités et communiqués en conformité avec la présente politique. Si vous n’y consentez pas, nous vous demandons de vous abstenir de nous transmettre des renseignements personnels.

RENSEIGNEMENTS PERSONNELS

Au cours de votre relation d’affaires avec le Cabinet, des renseignements personnels vous concernant ou concernant d’autres personnes (autres parties, témoins, employés, actionnaires, clients, partenaires, etc.) pourraient être nécessaires afin de vous procurer des services juridiques adéquats.

Certains renseignements pourraient être demandés concernant d’autres personnes, quand ces renseignements sont nécessaires à la représentation du client ou encore quand il est nécessaire de le faire dans le but de se conformer à la loi. Dans de tels cas, le consentement de la personne visée ne sera pas obtenu.

Les renseignements que nous demandons sont limités à ce qui est nécessaire et approprié selon le mandat qui nous est confié.

Certains renseignements pourraient vous être demandés, dont :

• Noms et sa date de naissance et N.A.S.;
• Adresse résidentielle, numéro de téléphone et /ou cellulaire, adresse courriel;
• Pièces d’identité gouvernementales (permis de conduire, passeport, carte d’assurance maladie, certificat de naissance, etc.);
• Informations fiscales, de nature médicales et financières et numéro de carte de crédit;
• Informations sur votre présent emploi ou emplois antérieurs;
• Curriculum vitae; et
• Informations sur les parties adverses, témoins, témoins experts, témoins éventuels, parties avec intérêts semblables;
• Autres informations pertinentes en lien avec le dossier.

Ces renseignements peuvent être recueillis pour les fins suivantes, sans s’y limiter :

• Communiquer avec vous;
• Vérifier de potentiels conflits d’intérêts;
• Fournir des services juridiques et/ou répondre à vos questionnements;
• Documents exigés pour compléter des procédures et/ou formulaires requis par la Loi dans le cadre de nos services juridiques;
• Administrer nos bases de données de facturation et imputation de temps;
• Facturation;
• Procéder au processus d’embauche;
• Répondre aux exigences législatives et réglementaires; et
• Perception de comptes.

Si nous sommes appelés à utiliser vos renseignements personnels à d’autres fins, nous verrons à vous les préciser et à obtenir votre consentement au préalable.

MOYENS PAR LESQUELS LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT OBTENUS

En général, les renseignements personnels que nous obtiendrons vous concernant proviendront directement de vous et découleront du mandat qui vous lie au Cabinet. Plusieurs moyens de communication peuvent être utilisés pour nous les acheminer, dont, par courriel, par téléphone et en personne. Lorsque la communication de renseignements ou de documents émanant de vous, il est de votre responsabilité de nous transmettre le tout de la manière la plus adéquate et sécuritaire.

De plus, il est possible que dans le cadre de ce mandat, nous soyons appelés à recueillir de l’information de tiers, dont les entités suivantes :

• Organismes gouvernementaux;
• Registres gouvernementaux;
• Représentants légaux ayant précédemment agi pour vous.

NOTRE ENGAGEMENT

Les personnes membres du personnel du cabinet ou qui travaillent en son nom doivent, notamment :

– Faire des efforts raisonnables pour minimiser le risque de divulgation non intentionnelle de renseignements personnels;

– Prendre des précautions particulières pour s’assurer que les renseignements personnels ne sont pas surveillés, entendus, consultés ou perdus lorsqu’elles travaillent dans des locaux autres que les bureaux du cabinet;

et

– Prendre des mesures raisonnables pour protéger les renseignements personnels lorsqu’elles se déplacent d’un endroit à l’autre.

COMMUNICATION À DES TIERS

Toujours dans le but de vous fournir les services juridiques appropriés pour le mandat vous liant au Cabinet, il est possible que certains de vos renseignements doivent être divulgués à des tiers, entre autres dans les cas suivants :

• Lorsque la nature du mandat l’exige;
• Lorsque vous nous demandez une telle communication;
• Lorsque cela nous est requis par la partie adverse et considérée comme légitime dans le cadre du mandat;
• Lorsque nous y sommes tenus par la loi, par règlement ou par ordonnance et pour dépôt dans votre dossier judiciaire;
• Lorsque nous faisons affaires avec des experts ou d’autres représentants légaux pour la réalisation du mandat;
• Lorsque nous procédons à la perception de comptes.

Si le mandat nécessite une divulgation dans des circonstances particulières et exceptionnelles, autres que les cas ci-avant décrits, nous verrons à vous le préciser et à obtenir votre consentement.

VOS DROITS

Les renseignements personnels que nous détenons sur vous, ou sur des tiers, relativement au mandat donné, sont recueillis dans le but de vous fournir des services juridiques adéquats. Ainsi, si des renseignements que vous nous avez fournis sont ou deviennent incomplets ou inexacts, vous pouvez en demander la rectification auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.

Vous pouvez également demander, en tout temps, l’accès aux renseignements personnels que nous détenons à votre sujet auprès de notre responsable de la protection des renseignements personnels. Il est possible, en certains cas, que cet accès vous soit refusé, entre autres lorsque de tels renseignements contiennent des informations sur d’autres personnes ou des informations de nature commerciale et confidentielle.

Votre consentement quant à l’utilisation et à la communication de vos renseignements personnels peut également être modifié ou retiré en tout temps, en communiquant avec le responsable de la protection des renseignements personnels.

De plus, les renseignements recueillis le sont dans le cadre du mandat confié et les différents actes qui l’entourent, dont la communication à la partie adverse si jugée légitime, aux tribunaux, lorsque requis par la loi, aux différentes institutions si renseignements ou documents sont requis ou tous actes justifiés par le mandat.

SÉCURITÉ ET STOCKAGE

La sécurité des renseignements personnels qui nous sont confiés est au cœur de nos préoccupations. Ces renseignements sont stockés sur nos serveurs sécurisés ou sur ceux de nos fournisseurs et sont consultés que par les personnes qui sont dûment autorisées par nos politiques internes en la matière.

Bien qu’il ne soit pas possible de vous garantir que toutes les informations qui seront transmises par l’entremise du formulaire disponible sur notre site internet ou par tout autre moyen technologique soient à l’abri de toute intrusion, nous nous assurons d’avoir des mesures de sécurité adéquates et à jour qui sont régulièrement révisées afin de respecter la réglementation en vigueur.

MODIFICATIONS

Notre politique de confidentialité peut être modifiée en tout temps, à notre entière discrétion, entre autres dans le but de respecter les lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels. De ce fait, vous êtes encouragés à consulter fréquemment la présente page de notre site internet afin de demeurer informé de la politique en vigueur.

INFORMATIONS SUPPLÉMENTAIRES

Pour tout questionnement supplémentaire ou autre demande, nous vous invitons à communiquer avec notre responsable de la protection des renseignements personnels :

Me Allyson Guérin

Courriel : aguerin@guerinavocate.com
Numéro de téléphone : 450-994-6888
Adresse : 62, Robinson Sud, Bureau 301, Granby, QC J2G 9L1. Canada